Managed Exchange E-Mail-Archivierung

Microsoft Exchange – der Standard

Microsoft Exchange stellt in Verbindung mit den Office-Produkten einen de facto Standard dar.

Dabei ergeben sich für Sie drei große Herausforderungen:

1. Mails sind nicht einfach nur Mails, sondern geschäftskritische Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Für diese Mails besteht laut GoBD eine Aufbewahrungspflicht. Idealerweise in einem revisionssicheren System, in dem Sie die Mails aller Mitarbeiter archivieren können.
2. Die ausgiebige Nutzung des Mail-Systems führt zu sehr großen Postfächern. Die großen Mengen von Daten belasten die Mail-Clients und Server sehr stark.
3. Die Suche nach Mails und Daten im Archiv ist häufig sehr zeitaufwändig. Hierfür brauchen Sie eine Software, die Ihnen das schnelle Auffinden auch in einem großen Archiv ermöglicht.

Diese Probleme lassen sich mit dem E-Mail-Archivierungssystem von noris beheben. Zum einen werden die Mails direkt beim Eingang ins Postfach archiviert. Das nachträgliche Bearbeiten der Daten ist dann nicht mehr möglich. Damit ist das Archiv revisionssicher und erfüllt gesetzliche Auflagen. Zum anderen können Sie in regelmäßigen Abständen die Postfächer auf den Mail-Clients bereinigen und die alten Daten löschen. Dies hält die Postfächer klein und deren Handling bleibt effizient. Sollten Sie eine ältere Mail suchen, können Sie einfach per Web-Client im Archiv suchen. Über ein Outlook-Folder-Link ist das Archiv ganz einfach vom Office-Client aus zugänglich – ohne Installation zusätzlicher Software.

Entlasten Sie Ihr E-Mail-System und erfüllen Sie gleichzeitig gesetzliche Anforderungen wie die GoBD und DSGVO: mit der Managed Exchange E-Mail-Archivierung von noris network. Mit Managed Exchange E-Mail-Archivierung befreien Sie sich von rechtlichen Risiken.